行政管理

报账指南

2019年06月12日 09:42

一、如何进入网上报账系统？

（一）湖南师范大学校园网登录

进入财务处网站的首页,点击[网上智能报帐系统],输入用户名和密码后登录；

用户名:职工号/学号

密码: 原工资查询密码（学费查询密码）

（二）校外登录

通过VPN拨号连接校园网（ 可咨询学校信息化办公室）。

（三）手机登录

1、QQ登录

用手机QQ扫描财务处的财务信息平台,下载，点击进入首页,在左侧导航栏中,点击[网上智能报帐系统],即可进入查询。（限安卓操作系统）

2、微信登录

加微信公众号湘信通（微信号xchtkj）,输入用户名和密码，选择“湖南师范大学”，即可在“常用业务”选项中查询个人收入、个人经费、部门经费、往来账及进行在线缴费等。

 

二、报账的审批手续有哪些？

经济业务发生后取得合法、有效的票据，由经办人签字并注明详细用途，同时按下表完成审批手续：（票据背后至少有三个人签字）

 

 

 

三、日常报销的票据类型有哪些？

（一）办公用品：笔、打印纸、墨水、电池、文件夹（盒）、胶水、信封、插座、本子、计算器等办公常用消耗品。

（二）电脑耗材：硒鼓、墨盒、色带、硬盘、优盘、鼠标、鼠标垫、键盘等。

（三）实验材料：包括用于科研实验的试剂、药品、各类工具、电子元器件、动物及饲料、玻璃器皿、气体等。

（四）电话费：移动电话费、固定电话费。

（五）印刷费：照片冲印费、资料打印、复印费、图文编辑费、信封印刷费等。

（六）短途交通费：长沙市内公交车费、出租车费、市内汽油费。不包括因出差外地而发生的往返机场、车站的市内交通（此交通费归入外地差旅费报销）。注：报销时必须按规定填写湖南师范大学短途交通费报销单。

（七）差旅费：到长沙市区、长沙县、望城区以外参加会议、培训或调研等，在途期间的住宿费、伙食补助费、公杂费、保险费、往返交通费（包括该次出差而发生的市内交通费）。注：外地购物费用不列入差旅费报销。

（八）邮费包括：邮寄费、快递费。

（九）维修费：固定资产的修理和维护费用，网络信息系统运行与维护费用。包括室内房屋装修、室外建筑设施、消防工程、水电安装、网络电缆安装、投影仪灯泡、空调安装管及加雪种、电梯维护费等。

（十）培训费：各类培训支出，包括国外培训费。

（十一）会议费：由我单位主办的教学、科研等学术会议。因会议而发生的房租/场租、交通费、会议资料印刷费、餐费以及因会议而发生的各类用品等。

（十二）招待费：机关单位接待外单位发生的餐费、住宿费等。

（十三）劳务费：临聘人员、校外专家酬金、稿费、翻译费、评审费、监考劳务费等。

 

四、个人收入（绩效、劳务费等）发放有哪些注意事项？

（一）发放表的填写

 

特别注意：填写报账单时需要将发放表号带入“收入申报表号”栏！

（二）审批手续

详细规定见“第二条报账的审批手续有哪些？”。

特别注意：每月25日（包括25日）至当月底，因计税需要，不受理个人收入发放表。

五、需要公务卡消费的主要内容有哪些？

公务卡强制结算的17项内容包括办公费、印刷费、咨询费、手续费、水电费、邮电费、物业管理费、差旅费、维修（护）费、租赁费、会议费、培训费、公务接待费、专用材料费、公务用车运行维护费、其他交通费用、其他商品和服务支出。无论金额是多少，一律实行公务卡消费，报账时须附公务卡刷卡小票或银行付款凭据；外地发票必须提供付款的银行凭证、邮寄单或网络付款信息。未事先支付的则直接由财务处将款项对公转账至对方单位。

特殊可以使用现金支付的项目：在县级以下区域（不含县）发生的公务支出、消费地区不具备刷卡条件，并且单笔低于200元的支出、按规定给个人的支出、签证费、过路过桥费、出租车费等。

特别注意：2016年5月20日以后（包括20日）开具的发票，除特殊可以使用现金支付的项目外，其余未刷公务卡的发票一律不予报销。

[依据——《关于执行省级预算单位公务卡强制结算目录有关事项的通知》（湘教通[2012]193号）；《湖南省财政厅关于实施省级预算单位公务卡强制结算目录的通知》（湘财库〔2012〕8号）；《湖南师范大学关于执行公务卡强制结算目录的实施细则(试行)》（校行发财字[2012]3号）]

 

六、科研经费的报销有哪些注意事项？

（一）子项目的开支范围

1、设备费——在项目研究过程中购置或试制专用仪器设备，对现有仪器设备进行升级改造，以及租赁外单位仪器设备而发生的费用。国家社科基金项目可开支设备耗材，未达到固定资产标准的小型设备也可以在此科目列支。详细规定见“第十三条固定资产的报销有哪些注意事项？”。

2、材料费——在项目研究过程中消耗的各种原材料、辅助材料等低值易耗品的采购及运输、装卸、整理等费用，包括实验试剂、电子元件等。

3、测试化验加工费——在项目研究过程中支付给外单位（包括学校内部独立经济核算单位）的检验、测试、化验及加工等费用，包括测序费、引物合成、元件加工等。

4、数据采集费——在项目研究过程中发生的以数据采集分析为目的产生的费用。包括数据调查费、案例分析费、被试费以及野外调查产生的相关费用。此科目可以开支数据采集过程中购买的文具等。

5、燃料动力和能源费——在项目研究过程中相关仪器设备、专用科学装置等运行发生的可以单独计量的水、电、气、燃料消耗费用等。

6、差旅费/会议费/国际合作与交流费：差旅费是指在项目研究过程中开展科学实验（试验）、科学考察、业务调研、学术交流等所发生的外埠差旅费、市内交通费用、租车费用等。差旅费的开支标准应当按照国家和学校有关规定执行。会议费是指在项目研究过程中为组织开展学术研讨、咨询以及协调项目或课题等活动而发生的会议费用。项目组应当按照国家及学校有关规定和实事求是、精简高效、厉行节约的原则，合理安排会议次数、天数、人数以及会议费开支范围、标准等。国际合作与交流费是指在项目研究过程中项目研究人员出国及外国专家来华工作的费用。各项目应当严格控制国际合作与交流费支出，因项目研究确需开支国际合作与交流费的，应当在项目经费预算中单独列示，并严格执行国家外事经费管理的有关规定。
   差旅费/会议费/国际合作与交流费合并使用，项目组结合科研活动实际需要编制预算并按规定统筹安排使用，三项费用总额不超过直接费用自然科学项目10%、社会科学项目20%的，不需要提供预算测算依据。差旅费的详细报账规定见第九点。会议费的详细报账规定见第十二点。

7、出版/文献/信息传播/知识产权事务费——在项目研究过程中，需要支付的出版费、审稿费、版面费、印刷费、图书资料费、专用软件购买费、文献检索费、通讯费、专利申请及其他知识产权事务等费用。国家社科基金项目不可开支个人的论文版面费及著作出版费。

出版已经见刊的论文审稿费和版面费还需要提供杂志的封面、目录以及付款记录；未见刊的提供录稿通知和付款记录；图书出版费需要提供出版合同原件及付款记录：金额1000元以的印刷费要出具对方盖章的清单，清单的总金额与发票金额相符；未超过1000元，须在发票后面注明打印事项内容、份数和单价。清单上不能仅写“打印、复印、装订”几个字，须注明打印明细内容；图书资料费应到所属院系资料室盖章，无资料室的加盖学院公章；购买专用软件需到固资处登记无形资产；专利申请及其他知识产权事务需提供专利收费依据文件。金额2万以上的需以学校名义签订合同。合同由购买部门负责签订。

8、劳务费——是指在项目研究过程中支付给参与项目研究的研究生、博士后、访问学者以及项目聘用的研究人员、科研辅助人员等的劳务性费用。劳务费须发放到相关人员的银行账号，不得代领。

劳务费开支标准参照我省科学研究和技术服务业从业人员平均工资水平，根据其在项目研究中承担的工作任务确定，其社会保险补助纳入劳务费科目列支。横向项目经费可开支项目组成员假期或非正常上班时间的加班劳务费。一般情况下，劳务费的开支按批准的项目计划书或项目合同书的预算执行（具体额度标准见文件）。劳务费的发放要求详见“第四条个人收入（绩效、劳务费等）发放的报账流程有哪些？”。

9、专家咨询费——在项目研究过程中支付给临时聘请的咨询专家的费用。咨询费不得支付给课题组成员及项目管理的相关人员。高级专业技术职称人员的专家咨询费标准为1500-2400元／人天（税后）；其他专业人员的专家咨询费标准为900-1500元／人天（税后）。院士、全国知名专家，可按照高级专业技术职称人员的专家咨询费标准上浮50%执行。且应写明发放天数。

10、其他科研业务——除上述子项目开支内容之外的，如实验室改装费、国内学术交流费、车辆维持费、科研用品费等。办公用品、电脑耗材可以在该项目开支。

特别注意：①“材料费”不能开支办公用品；②汽油费不能在“燃料动力和能源费”开支，属于交通费，从差旅费或其他科研业务费支出。

（二）审批手续

科研经费的审批手续见“第二条报账的审批手续有哪些？”。

[依据—《中央财政科研项目专家咨询费管理办法》；《湖南师范大学科研经费管理办法（2014）》；《湖南师范大学差旅费管理办法》；《湖南师范大学印刷费管理办法》；《湖南省省直机关会议费管理办法》；《湖南师范大学印刷费管理办法（试行）》（校行发〔2013〕1号）；《国家社会科学基金项目资金管理办法》财教〔2016〕304号]

七、重点学科票据报销有哪些注意事项？

（一）开支范围

重点学科项目，包括重点学科和重点实验室项目。重点学科建设经费必须严格按照子项目设置的开支范围报销，不得用于基本建设（如土建、房屋装修等）、购买交通工具或大型通用设备，不得用于各种罚款、还贷、捐款赞助等支出。精密贵重仪器和重大设备的购置，按学校固定资产有关规定办理，避免重复添置。重点学科的子项目主要有：

1、条件建设——主要用于购置学科建设所必需的关键仪器设备、重点图书资料、信息化设备移机情报信息、网络建设费用。

2、学科梯队建设——主要用于人才引进和培养青年学术骨干所需要的进修、培训经费。

3、科学研究——主要用于设立吸引国内外优秀人才进入学科进行高水平科学研究的开放经费也可适当用于学科主要成员出版重要专著或在重要刊物发表论文所需经费的补贴，移机试验的材料费、办公用品费、打印复印费等其他科研业务费用。

4、学术交流——主要用于学科成员开展学术交流活动和举办重要的国际和全国性学术会议。

（二）审批手续

重点学科报账的审批手续见“二、 报账的审批手续有哪些？”。

特别注意：单张发票（同一天同一单位所开发票视同一张）5000元以上的打印复印费要出具加盖学校合同专用章的合同及经签批盖章的印刷事项申请书（5字户科研经费除外）。不允许拆单报销。

[依据—《湖南省重点学科建设与管理办法》湘教发〔2012〕1号；《湖南师范大学重点学科建设与管理办法（2014）》；《湖南师范大学印刷费管理办法（试行）》（校行发〔2013〕1号）]

 

八、一流学科票据报销有哪些注意事项？

湖南师范大学一流学科建设经费是指纳入学校总体预算的校级一流学科建设专项资金。一流学科建设经费实行项目管理、绩效管理，坚持“整体规划、分年实施、单独核算、专款专用”的原则。

（一）开支范围

1、条件建设：主要用于学科建设所必需的实验室建设、信息系统建设、仪器设备购置及维修维护、图书资料和信息化设备购置以及情报信息购买等。

2、科学研究：主要用于设立吸引国内外优秀人才进入学科进行高水平科学研究的开放经费，学科成员出版专著或发表高水平论文的补贴，以及试验与材料费、办公用品费等其他科研业务费用。

3、学术交流：主要用于开展学术交流活动和举办重要的国际和全国性学术会议。

（二）审批手续

一流学科报账的审批手续见“二、 报账的审批手续有哪些？”。

[依据—《湖南省重点学科建设与管理办法》湘教发〔2012〕1号；《湖南师范大学重点学科建设与管理办法（2014）》，《湖南师范大学一流学科建设经费管理暂行办法》校行发〔2016〕28号]

 

九、差旅费报销有哪些注意事项？

（一）伙食、交通补贴：有餐票和短交票的不再给予补贴。报销短交票时，经办人须填报市内交通费报销单，注明办事地点、时间、金额。伙食补助费标准为西藏、新疆、青海三地区每人每天120元，其他地区每人每天100元。交通（公杂）补贴为每人每天80元。科研经费中可列支给校外人员陪同外出调研的差旅费。

（二）对于参加会议和培训，报销时必须提供会议/培训通知。举办方承担伙食费用的，发放在途期间的伙食和交通补助费；举办方不承担伙食费用的，凭有效证明，发放出差天数的伙食补助费和在途期间的交通补助。

（三）对于野外考察、数据采集等科研活动中难以取得住宿费发票的，在确保真实性的前提下，可按实际发生额予以报销。报销此类费用，应当提供经单位负责人审批同意并加盖公章的书面说明及收款人证明（收款人签名、身份证复印件及联系方式）。

（四）实习：学院组织学生到校外实习，应提供相关教学实习计划。带队老师可按规定报销城市间交通费、住宿费，伙食补助和公杂费一律按每人每天不高于80元包干（具体标准由各学院制定）；本科生实习期间的差旅费执行《湖南师范大学师范生教育实践实施细则》（校行发〔2017〕21号）文件的有关规定。校内实习，带队老师及学生均不得报销住宿费、伙食补助和公杂费。

（五）乘坐飞机且机票是电子行程单（可重复打印的网上电子机票）的，须附登机牌一同报销。

（六）院士出差，因工作需要，随行一人可乘坐同等级交通工具；副高级及以上专业技术人员因科研工作需要，使用科研项目经费支出的，可以乘坐高铁一等座；

（七）经审定可以在科研项目经费中开支的在校学生和临时工的差旅费，须提供与票据载明的姓名相符的身份证复印件和银行账号，报销的款项直接由财务处通过银行转账划入其本人的银行账户，科研项目主持人和其他组成成员均不得代为领取。其他不是科研项目组成员的差旅费一律不予报销。

（八）邀请校外专家来校交流、访问，可按规定报销受邀专家城市间交通费、住宿费，但不得发放伙食补助和市内交通费。

特别注意：

①差旅期间外地购物费用不列入差旅费报销；②出差期间的短途交通费也可以列支该科目；③自驾出差，不给予交通补贴。④参加会议/培训的，因私超期/超范围（会议召开地以外）开支的差旅费，均不予报销，相关费用由个人自理。

[依据—《中央和国家机关差旅费管理办法》（财行[2013]531号）《湖南师范大学差旅费管理办法》（校行发财字〔2017〕2号）；《教育部直属高校直属单位差旅费管理实施细则》]

 

十、公务接待费报销有哪些注意事项？

（一）关于发票。须要素齐全、有效合规；须“一事一单”，不得累积。

（二）发票、公函、接单审批单三要素须齐全。

1、关于公函。二级单位报销公务接待费必须提供被接待单位出具的公函，无公函不接待；学校或二级单位邀请的公务或学术活动，接待单位应提供邀请函。报销时，公函/邀请函随票据一同交财务处。

  2、关于接待审批单。二级单位报销公务接待费必须同时提供接待审批单,交财务处报销。接待审批单需列明来宾单位、接待人数、接待时间地点、接待标准等。同时必须有经办人、单位财务“一支笔”、党政一把手的签字审批，重大的公务、学术活动或单项接待金额1万元（含）以上的接待须报校领导签批同意。

（三）关于接待标准及其他。接待对象在10人以内的，陪餐人数不得超过3人。接待对象在10人以上的，陪餐人数不得超过接待对象的1/3。外宾的餐费按照不高于每人每天300元的标准接待。

[依据——《党政机关国内公务接待管理规定》；《湖南省党政机关国内公务接待管理办法》；《湖南师范大学关于进一步规范接待工作的有关规定》（校行发[2015]1号）；《湖南师范大学公务接待费用报销补充规定》（校行发[2015]6号)；《湖南省省直机关外宾接待经费管理办法》湘财行〔2014〕16号]

十一、出国经费报销有哪些注意事项？

（一）报账时须附经费管理单位和国际交流合作处签章的公文审批单/出国培训任务书和预算审批意见表/邀请函/会议通知等；

（二）出国产生的国际旅费、国外城市间交通费、住宿费、伙食费、出国签证费用、必需的保险费用、防疫费用、国际会议注册费用、在国外期间的市内交通、邮电、办公用品等费用，必须提供相应的有效票据并由经费管理单位签章后交财务处报销。

（三）机票若为电子机票（可重复打印的网上电子机票），报销时应简要翻译并提供盖出入境章的登机牌。如不能提供发票的，应提供登机牌和付款证明如银行刷卡记录等。国外发票，能提供银行水单的，按水单兑换率折算；无法提供的，按报账当月1号中国银行公布的外汇牌价折算。

[依据——《财政部、外交部关于印发<因公临时出国经费管理办法>的通知》（财行〔2013〕516号）；《因公临时出国经费管理办法》（湘财行〔2014〕1号）；《因公短期出国培训费用管理办法》（湘财行〔2014〕11号）]；《湖南师范大学因公临时出国（境）管理规定（试行）》]

 

十二、承办会议的费用报销有哪些注意事项？

（一）承办会议需要事先填写《湖南师范大学举（承）办会议审批表》，按规定报批。如需提前借支经费，需附上《湖南师范大学举（承）办会议审批表》。

（二）会议费的开支范围

会议费的开支范围包括：住宿费、伙食费、会议场地租金、交通费、文件印刷费、医药费等；国际会议还可开支同声传译翻译费、同声传译设备租金费用。应打包来报账，所有票据须附相关结算清单及刷卡记录。

（三）会议的开支标准

1、会议的分类

学术会议，包含国内学术会议和国际学术会议，是指与教学、科研活动直接相关的会议，包括学术交流会、学术论坛、学术研讨会、学术座谈会以及教学科研项目答辩会、评审会、启动会、中期检查会、验收会等。其中，国际学术会议的与会人员包含3人及以上外籍人士（非我校聘用人员）。

管理工作会议是指除学术会议以外的其他会议，包括工作总结会、工作布置会、工作交流会、工作座谈会、工作评审会等。

2、各类会议的开支标准

单位：元/人·天

会议类别	住宿费	伙食费	其他费用	合计
国际学术会议	500	150	110	760
国内学术会议	450	150	100	700
管理工作会议	450	130	80	660

（四）会议费报销需要提供的附件

1、《湖南师范大学举（承）办会议审批表》（见附件）；

2、会议通知及会议日程安排；

3、会议服务协议书等；

4、参会人员签到表；

5、会议费支出决算表。

[依据——《湖南省省直机关会议费管理办法》；《教育部直属高校直属单位会议费管理实施细则》；《湖南师范大学会议费管理办法》校行发财字〔2017〕3号]

 

十三、承办培训班的费用报销有哪些注意事项？

（一）培训费的开支范围

培训费包括师资费、住宿费、伙食费、场地费、资料费、交通费等，应打包来报账，所有票据须附相关结算清单及刷卡记录。开支标准如下：

单位：元/人天

培训 地点	培训 类别	住宿费	伙食费	场地、资料、交通费	其他费用	合计
省内	一类培训	260	130	60	30	480
	二类培训	240	130	40	30	440
省外	一类培训	400	150	70	30	650
	二类培训	330	150	40	30	550

（一类培训是指参训人员主要为厅局级人员的培训项目；二类培训是指参训人员主要为处级及以下人员的培训项目。)

讲课费标准：（每半天最多按4学时计算）

1、副高级技术职称专业人员每学时最高不超过500元；

2、正高级技术职称专业人员每学时最高不超过1000元；

3、院士、全国知名专家每学时一般不超过1500元。

（二）培训活动经费报销需要提供的附件：

1、公文审批单（须主管或联系校领导签批）或批文；

2、开支预算审批表及决算清单（须单位相关负责人签批并盖章）；

3、培训通知（时间、地点、参加人数等）并加盖承办方公章；

4、参与人员签到表；

5、委托承办的还须附合同或协议；

6、分批报账提供分批报账台账。

（三）各院系国培及省培经费项目的相关规定

1、国培、省培项目需出具盖有审批单位公章的任务通知书（上面注明了给每个学员拨款的标准及培训天数）；

2、国培、省培及其他培训项目中，由于特殊情况未打包报销的发票，报销时需在背后注明原因及归属于哪个培训班。

[依据——《中央和国家机关培训费管理办法》；《湖南省省直机关培训费管理办法》（湘财行〔2017〕7号）；《湖南师范大学教育培训暂行办法》；《中小学幼儿园教师国家级培训计划专项资金管理办法》（财教〔2015〕524号）]

十四、固定资产的报销有哪些注意事项？

（一）固定资产的界定

固定资产，即单张发票（连号、同一天同一单位所开发票视同单张发票。下文中凡涉及单张发票的，均遵循此条规定）1000元以上（专用设备单位价值在1500元以上），并在使用过程中基本保持原有物质形态的资产，或者单件家具（无金额标准）、单位价值虽未达到固定资产标准但使用年限在一年以上、一次报账金额合计5000元以上的大宗同类低值易耗品。报销前，需要先进行固定资产登记。

（二）审批规定

1、一次性购置合计2万元以上（含2万元）的设备须附加盖学校合同专用章的合同；

2、达到政府采购标准的必须政府采购，报账时需要提供政府采购合同。（政府采购注意事项请参照第十七条）

3、100万元以上的政府采购货物和服务项目，应公开招标并提供中标通知书。因特殊情况需要采用公开招标以外的采购方式的，应当在采购活动开始前，按法定程序办理。

4、购置进口设备还应提供合同书（内贸合同、外贸合同）、代理费发票、国外发票、装箱单、报关单、进出口免税（完税）证明（存档国有资产管理处）、银行水单（如提供复印件则要加盖银行印章）。

[依据——《高等学校财务制度》；《湖南师范大学二级单位财务报账须知》；《湖南省2017年省级政府集中采购目录及政府采购限额标准》]

 

十五、图书资料的报销有哪些注意事项？

（一）各二级单位图书购置专项经费、重点学科、一流学科经费购买的各类图书资料，须在学校图书馆验收登记、签批及盖章后方可报账，学院分发到个人的教材，报账时须附领用人员名单；
 （二）科研经费及其他经费购买的各类图书资料，一次购买5000元以下的需在单位资料室验收登记及盖章后方可报账；5000元以上（含5000元）的，须到学校图书馆验收登记及签批、盖章后方可报账；

（三）单张金额1000以上的图书票必须提供有对方单位盖章的清单。

 

十六、自筹维修基建工程款报销有哪些注意事项？

（一）发票须为建安发票或税务局代开的发票；

（二）1万元以下的零星维修费须列明维修工程量、人工费，并加盖维修公司公章

（三）1万元以上的维修基建工程款 （含1万元）需要的附件：

1、1万元以上（含1万元）须附加盖学校合同专用章的合同；

2、达到政府采购标准的必须政府采购，报账时需要提供政府采购合同。

3、100万元以上的工程项目须附中标通知书；

4、专项审计报告；

5、基建财务科提供维修、基建工程项目审批表。

[依据—《湖南师范大学工程项目款支付审批办法》（校行发财字[2011]7号）；《湖南师范大学基建、维修工程项目审计实施办法》（校行发审计字[2012]1号）；《湖南师范大学关于学校房屋及基础设施维修管理暂行规定》（校行发后勤字[2008]1号）；《湖南省2017年省级政府集中采购目录及政府采购限额标准》]

十七、政府采购注意事项

（一）政府采购限额标准

单项30万元以上政府采购集中采购目录以外的货物项目、60万元以上政府采购集中采购目录以外的服务和工程项目，须附政府采购合同；（详见《湖南省2017年省级政府集中采购目录及政府采购限额标准》，具体标准依照每年政府采购相关文件的规定）；

（二）政府采购的支付流程

 

[依据——《高等学校财务制度》；《湖南师范大学二级单位财务报账须知》；《湖南省2017年省级政府集中采购目录及政府采购限额标准》]